PROCEDIMIENTO PARA TRÁMITE DE DOCUMENTOS

Todos los empleados vinculados mediante contrato de trabajo que se rija por las normas colombianas, incluidas aquellas personas que presten sus servicios en las sedes diplomáticas y organismos internacionales acreditados en el país.

Por jubilación, vejez, invalidez, sobrevivientes o sustitutos, tanto del sector público como del sector privado. En los casos de sustitución pensional o pensión de sobreviviente deberá afiliarse la persona beneficiaria de dicha sustitución o pensión, o el cabeza de los beneficiarios.

ORIGEN Y VIGENCIA DE LA NOVEDAD

El origen de las novedades surgen de diferentes eventualidades que se presenten en los empleados, esta vigencia debe realizarse en el mes correspondiente para el tema de pagos y solicitudes de la empresa y entidades supervisoras.

PRESTACIONES ECONÓMICAS PROVENIENTES DE LA GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL, INCAPACIDADES, ACCIDENTES DE TRABAJO

INCAPACIDAD POR ENFERMEDAD

Los tres primeros días que paga la empresa, corresponden al 100% del salario. Los días que paga la EPS, corresponden a las dos terceras partes del salario base de cotización.

INCAPACIDAD POR ENFERMEDAD PROFESIONAL O ACCIDENTE DE TRABAJO

Está a cargo de las Administradoras de Riesgos Profesionales.

INCAPACIDAD POR ENFERMEDAD PROFESIONAL

El pago se efectuará en los períodos en que el trabajador reciba regularmente su salario.” Para la enfermedad profesional será el mismo subsidio calculado desde el día siguiente de iniciada la incapacidad correspondiente a una enfermedad diagnosticada como profesional. El período durante el cual se reconoce la prestación de que trata el artículo citado será hasta por 180 días, que podrán ser prorrogados hasta por períodos que no superen otros 180 días continuos adicionales, cuando esta prórroga se determine como necesaria para el tratamiento del afiliado, o para culminar su rehabilitación.

PROCEDIMIENTOS Y FORMULAS PARA LIQUIDAR PRESTACIONES E INDEMNIZACIONES

CONCEPTO	FÓRMULA
CESANTÍAS	(SALARIO MENSUAL (*) X DÍAS TRABAJADOS) _____________________________ 360
INTERESES DE CESANTÍAS	CESANTÍAS X DÍAS TRABAJADOS X 0.12 __________________________________ 360
PRIMA DE SERVICIOS (Por cualquier tiempo trabajado)	SALARIO MES(*) X DÍAS TRABAJADOS SEMESTRE _______________________________ 360
VACACIONES (Por cualquier tiempo trabajado)	SALARIO MENSUAL BÁSICO X DÍAS TRABAJADOS ________________________________ 720
IMDEMNIZACIÓN (CONTRATO A TÉRMINO FIJO)	El valor de los salarios que falten para la terminación del contrato.
IMDEMNIZACIÓN (CONTRATO A TÉRMINO INDEFINIDO)	Para salarios inferiores a 10 mínimos: 30 días por el primer año y 20 días por cada año siguiente o proporción. Más de 10 salarios mínimos: 20 días por el primer año y 15 por cada uno de los siguientes o proporción.
HORAS EXTRAS
CONCEPTO	FÓRMULA
HORA ORDINARIA	Salario diario ________________________ 8
TRABAJO NOCTURNO Entre las 10 p.m. y las 6 a.m.	Hora ordinaria X 1.35
HORA EXTRA DIURNA Entre las 6 a.m. y las 10 p.m.	Hora ordinaria X 1.25
HORA EXTRA NOCTURNA Entre las 10 p.m. y las 6 a.m.	Hora ordinaria X 1.75
HORA ORDINARIA DOMINICAL O FESTIVO	Hora ordinaria X 1.75
HORA EXTRA DIURNA EN DOMINICAL O FESTIVO	Hora ordinaria X 2.0
HORA EXTRA NOCTURNA EN DOMINICAL O FESTIVO	Hora ordinaria X 2.5

PLAZOS ESTABLECIDOS PARA CONSIGNAR Y PAGAR PRESTACIONES SOCIALES CONFORME A LA NORMA VIGENTE

Las prestaciones sociales deben ser liquidadas tal como lo dispone la norma incluyendo allí dentro de la base el auxilio de transporte. Las cesantías deben consignarse a más tardar el 15 de Febrero del año siguiente con corte a 31 de diciembre del año anterior en un fondo de cesantías escogido por el trabajador, los intereses a las cesantías en el mes de enero siguiente y la prima de manera semestral.

El trabajador puede demandar a su empleador por la no consignación de  las cesantías en el tiempo legalmente estipulado en aplicación al artículo 99 de la ley 50 de 1990.

La sanción será de un salario diario del trabajador por cada día de retraso en la consignación.

INDEMNIZACIONES POR DESPIDO SIN JUSTA CAUSA, DE ACUERDO CON EL CONTRATO LABORAL

Clases de contrato	Contrato a término fijo.	Contratos por duración de obra o laboral determinada.	Trabajadores con menos de un año de servicios continuos.
Indemnización	Por el tiempo faltante al término.	Por el término faltante para la terminación de la obra o labor con 15 días como mínimo.	45 días

Clases de contrato	Contrato a término fijo.	Contratos por duración de obra o laboral determinada.	Trabajadores con menos de un año de servicios continuos.
Indemnización	Por el tiempo faltante al término.	Por el término faltante para la terminación de la obra o labor con 15 días como mínimo.	45 días

VACACIONES

Se liquidan 15 días de salario por cada año de servicio, a quien labore por lo menos 180 días. Los trabajadores a término fijo tienen derecho a que se le liquiden vacaciones, independientemente del tiempo laborado.

PRIMAS LEGALES Y EXTRALEGALES

PRIMAS LEGALES

Toda empresa debe pagar a sus empleados como prima de servicios, un salario mensual por cada año laborado, o si la vinculación es inferior a un año, el pago será proporcional al tiempo que el trabajador lleve vinculado, cualquiera que este sea. Quince días se deben pagar, por tardar el último día del mes de junio y los restantes quince días en los primeros 20 días del mes de diciembre. La prima de servicios corresponde a la participación del trabajador en las utilidades obtenidas por la empresa, beneficio que contemplaba la legislación anterior a la vigente. Según el artículo 307 del código sustantivo del trabajo, la prima de servicios no es salario ni se debe computar como salario en ningún caso, tratamiento que se le da a las demás prestaciones sociales.

PRIMAS EXTRALEGALES

La prima esta por fuera de la ley, es decir no esta contemplada por la ley por lo que se pago depende absolutamente de la libertad y de la voluntad de las partes firmantes de un contrato de trabajo. 

INTERESES DE CESANTÍAS 

CESANTÍAS

Las cesantías son una prestación social que contempla la legislación laboral colombiana 

que busca proteger de alguna forma al trabajador que queda “cesante”, es decir, aquel 

trabajador que queda desempleado o que simplemente se le termina el contrato de trabajo,

lo cual no siempre implica que quede desempleado, pero la ley así lo ha supuesto.

PAGOS INDIRECTOS QUE CONSTITUYEN O NO SALARIO, QUE AFECTAN LA BASE DE LA LIQUIDACIÓN PARA LA RETENCIÓN EN LA FUENTE, PARAFISCALES, SEGURIDAD SOCIAL Y PROVISIONES

Primas, bonificaciones o gratificaciones ocasionales, participación de utilidades, excedentes de las empresas de economía solidaria y lo que recibe en dinero o en especie no para su beneficio, ni para enriquecer su patrimonio, sino para desempeñar a cabalidad sus funciones, como gastos de representación, medios de transporte, elementos de trabajo y otros semejantes.

SOFTWARE APLICATIVO EN LIQUIDACIÓN DE APORTES A LA SEGURIDAD SOCIAL Y TERCEROS

Su nombre es FANAIA, La aplicación web para la liquidación de aportes PILA es una herramienta diseñada especialmente  para entregarle a los empleadores una solución automatizada para realizar la gestión de seguridad social y liquidación del  valor de los aportes a todas las entidades del sistema de  seguridad social y parafiscales: Administradoras Fondos de Pensiones (AFP), Entidades Promotoras de Salud (EPS),

Administradoras de Riesgos Laborales (ARL), las Cajas de Compensación Familiar (CCF), el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF), el Servicio Nacional de

Aprendizaje (SENA), la Escuela Superior de Administración Pública (ESAP) y el Ministerio de Educación Nacional (MEN).

La aplicación permite una interacción segura entre el empleador y la entidad financiera encargada de las transacciones bancarias.

El acceso a la aplicación se realiza vía web, lo que permite que sea de fácil acceso: sólo 

se necesita un navegador web y una conexión a Internet.

PLAZOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LIQUIDACIÓN Y PAGOS DE APORTES A SEGURIDAD SOCIAL, ARP Y TERCEROS

Empresas con más de 200 empleados
Dos últimos dígitos de verificación	Día hábil de cada mes de vencimiento
00 al 10	1
11 a1 23	2
24 a1 36	3
37 a1 49	4
50 al 62	5
63 al 75	6
76 al 88	7
89 al 99	8

Empresas con menos de 200 empleados
Dos últimos dígitos de verificación	Día hábil de cada mes de vencimiento
00 al 08	1
09 al 16	2
17 al 24	3
25 al 32	4
33 al 40	5
41 al 48	6
49 al 56	7
57 al 64	8
65 al 72	9
73 al 79	10
80 al 86	11
87 al 93	12
94 al 99	13

El pago de la seguridad social fue definido teniendo en cuenta el número de empleados y los números de los dos últimos dígitos del Nit para el caso de las empresas personas jurídicas  y del Número de la cédula para el caso de las personas naturales.

La planilla solo se tiene que diligenciar por una sola vez en el primer pago; para los pagos siguientes se copia la planilla y se realizan las novedades de cada mes que se va a pagar como ingresos, egresos de personal, vacaciones, licencias.

Para realizar los pagos por la planilla electrónica se debe tener una cuenta bancaria la cual no es necesaria si se paga mediante planilla asistida.