PROCEDIMIENTOS PARA CORRECCIÓN DE NO CONFORMIDADES 

MANEJO DE LA NO CONFORMIDAD

 Cuando se presente una no conformidad en la liquidación de alguno de los conceptos de la nómina se debe hacer la reclamación por escrito a la persona correspondiente y con los documentos de pago anexos, para que haya constancia del hecho que genera dicha no conformidad.

TRÁMITES

 GENERALES PARA EL MANEJO DE LA NO CONFORMIDAD

   Atender el reclamo

*  Verificación

Buscar donde se produjo el error que dio pie a la no conformidad:

a) En el Reporte directo de la fuente de la información

b) En la digitación del reporte.

c) Por error del sistema

d) Otros.

* Notificar por escrito al departamento de nómina para hacer la correspondiente corrección.

* Notificar al trabajador pidiendo disculpas e informándole sobre la solución que se le va a dar a la no conformidad.

* Tomar acciones correctivas preventivas para evitar que se repita dicha no conformidad.

CASOS QUE SE PUEDEN PRESENTAR

No conformidad en el trabajo suplementario

* El jefe inmediato debe de buscar la fuente de información (tarjetas)

* Al confirmar el error el jefe inmediato debe redactar un memorando interno y enviarlo al departamento de nómina.

* Hacer la corrección correspondiente en el próximo periodo y hacer la reposición del pago faltante.

No conformidad en la retención en la fuente

* El jefe inmediato debe remitir al trabajador donde la persona que este encargada de hacer los cálculos de la retención en la fuente para que le aclare los procedimientos legales.

* En caso de encontrar error en la liquidación de dicha retención, hacer el correctivo correspondiente re-incorporándole al trabajador el dinero.

No conformidad en la liquidación de una deducción por libranza o préstamo

Ø  El departamento de nómina hará la revisión.

Ø  Se hará la debida corrección de acuerdo a lo pactado para la deducción.

No conformidad en el reporte de accidentes a la ARP

Ø  Se reporta a la ARP por escrito.

Ø  La ARP hace el estudio pertinente.

Ø  La ARP confronta con la IPS

Ø  La ARP notifica a la empresa su nueva evolución.