NORMAS TÉCNICAS PARA EL ARCHIVO DE DOCUMENTOS
El
archivo es un instrumento vital dentro del sistema general de información de la
empresa
Tiene tres finalidades:
Reunir: Se
agrupa toda la documentación específica de su área en su mismo archivo, a fin
de facilitar su localización.
Conservar: Se debe evitar que
dichos documentos se extravíen o deterioren
Ordenar: Se
debe organizar la documentación de forma que se facilite su localización.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
ARCHIVO DE GESTIÓN: En
él se conservan los documentos que están en tramitación, en expedientes que
permanecen abiertos, hasta un plazo máximo de 5 años.
ARCHIVO CENTRAL: Es
la unidad administrativa donde se agrupan los documentos trasladados por los
distintos archivos de gestión de la entidad. Aquí permanecen los documentos durante
un periodo de diez años.
ARCHIVO HISTÓRICO: Son
aquellos documentos que se consideran de interés permanente para las futuras
generaciones. Son documentos que tienen como mínimo más de veinticinco años de
antigüedad y están destinados a conservarse por tiempo indefinido.
SISTEMA
DE ARCHIVO
Sistema
alfabético: Es la asociación de letras desde la A hasta
la Z.
Sistema
numérico: Es la asociación de números
Sistema
Geográfico: Se halla mediante el distrito, departamento,
ciudad.
FORMATO
DE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Se
define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales,
a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital
de los documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite
establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia
en términos de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con
ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.
