NORMAS TÉCNICAS PARA EL ARCHIVO DE DOCUMENTOS

El archivo es un instrumento vital dentro del sistema general de información de la empresa

Tiene tres finalidades:

  Reunir: Se agrupa toda la documentación específica de su área en su mismo archivo, a fin de facilitar su localización.

Conservar: Se debe evitar que dichos documentos se extravíen o deterioren

         Ordenar: Se debe organizar la documentación de forma que se facilite su localización.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

ARCHIVO DE GESTIÓN: En él se conservan los documentos que están en tramitación, en expedientes que permanecen abiertos, hasta un plazo máximo de 5 años.

ARCHIVO CENTRAL: Es la unidad administrativa donde se agrupan los documentos trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad. Aquí permanecen los documentos durante un periodo de diez años.

ARCHIVO HISTÓRICO: Son aquellos documentos que se consideran de interés permanente para las futuras generaciones. Son documentos que tienen como mínimo más de veinticinco años de antigüedad y están destinados a conservarse por tiempo indefinido.

SISTEMA DE ARCHIVO

Sistema alfabético: Es la asociación de letras desde la A hasta la Z.

Sistema numérico: Es la asociación de números

Sistema Geográfico: Se halla mediante el distrito, departamento, ciudad.

FORMATO DE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.